報告書書き方

出張報告書の書き方

出張報告書に定型フォームがあると、項目を埋めるだけで報告書が完成し、作成時間を大幅に短縮することが出来ます。自分にあったものをあらかじめ作成しておくといいでしょう。出張報告書の項目としては、出張先、出張期間、目的、成果、所感、経費のほかに、報告事柄、今後の課題や備考欄を設け、いずれも簡潔にまとめます。

出張報告書

部長、課長、主任（それぞれの印の欄）

報告日　2006年4月19日

報告者　システム開発部　長野智彦

出張先　大阪府大阪市

出張期間　2006年4月13日（木）～14日（金）

目的　新システムの説明

月日	時間	訪問先	備考
4/13	13時～15時	メイワコーポレーション	総務部　　　　　　13名
	15時～17時	〃	営業部　　　　　　15名
4/14	9時～11時	〃	経理部　　　　　　7名
	13時～15時	〃	人事部　　　　　　　11名

成果　説明会に先立ち、新システムの操作マニュアルと旧システムと新システムとの違いに関する書類を送付、当日は新システムの有効な活用方法と実際の操作方法を重点的に説明し、どの部でも2時間かけ、実際に操作しながら説明を行い、質疑応答にも時間をかけることができた。そのため、どの部署でも大変理解度が高かった。

所感　今回導入の新システムは、従来のものと比べて操作がより簡単になっていたが、変更点も多く、現場のとまどいは大きかったように思われる。説明会参加者からの質問も活発で、次のシステム開発への改善点につながる意見も多く寄せられた。例えば、・・・説明会参加者も満足しているようすだった。

出張費用　○○○○円

研修報告書の書き方

社外での研修会やセミナーに参加した際の報告書は、研修内容が盛りだくさんになった場合にすべてを書き込まず、ポイントを押さえて内容の要点だけをまとめるようにします。感想は、研修で学んだ具体的なことをあげ、「素晴らしかった」「大変学ぶところが多かった」など抽象的な内容にならないように注意します。添付資料と記して、研修会やセミナーで配布された資料を添付しましょう。

------------------------------------

2006年5月19日

営業部殿

第一営業課　宮中麻里子　印

社外研修回受講報告書

このたび、「営業力向上セミナー」を受講しましたので、下記の通り報告します。

記
１．	日時　2006年5月12日　午前10時～午後4時
２．	場所　鶴橋研修センター
３．	講師　21世紀セールス研究所所長　矢野朱音氏
	経営コンサルタント　村上義男氏
４．	内容
	・セールス活動の実際（矢野講師）・第一印象と営業に必要なあいさつ方法（村上講師）・商品のよさをアピールする説得の技術（矢野講師）・アフターサービスの重要性と問題点（村上講師）・セールス活動のロールプレイングと反省会、質疑応答
５．	感想
	・セールス技術を基礎から考え直す良い経験が出来た。特にロールプレイングによって、自分の反省すべき点がはっきりとわかり・・・
６．	費用　受講料　3万円　　交通費　1800円　　合計3万1800円
７．	添付資料　セミナー資料「営業力を向上させるために」

社員旅行報告書の書き方

社員旅行の報告書は、ともすれば形式的な報告になりがちです。所感欄を設け、旅行の意義や成果を伝えましょう。また、具体的に、当日の天候や旅行中の雰囲気、日程、訪問先、イベントなどへの評価、特に印象に残った場所や出来事などを記すといいでしょう。また、欠席者がいる場合には、必ず欠席理由を記入しましょう。経費の欄や社員旅行を呼びかけた際の旅行案内、パンフレット、スケジュール表などを添付しておくと、今後の参考になります。

社員旅行報告書

2006年10月10日

総務課　三島千佳子

１．日時　10月7日～8日（一泊二日）
２．場所　加賀温泉郷　兼六園（石川県小松市、金沢市）
３．参加者　総務部員9名
４．欠席者　中島洋一（左足骨折のため）
５．日程

一日目　加賀温泉郷散策　ゆのくにの森見学　宿泊粟津グランドホテル
二日目　兼六園散策　石川県観光物産館　金沢21世紀美術館見学　帰郷

６．所感

当日はさわやかな秋晴れに恵まれ、ゆのくにの森での伝統工芸体験、ホテルでのカラオケ大会、伝統ある兼六園と話題の金沢21世紀美術館見学と大変多彩な催しのなかで、参加者は和気あいあいと旅行の楽しさを味わい、親睦を深めた。特に金沢21世紀美術館では、現代アートを中心にした21世紀型ミュージアムを大いに楽しみ、いままで美術館に縁のなかった参加者からも「また家族と訪れたい。」という声を聞くことができた。　

調査報告書の書き方

電話などによって商圏調査を行った場合には、対象数が多く、項目数も豊富になります。そのため、より多角的な分析が必要になってきますが、報告の焦点が定まるように記述する際にはよく吟味しましょう。大掛かりな調査では、集計表は添付資料にするのが普通です。特に重要な項目については、そのことに絞った表やグラフをのせるのも効果的だといえます。

------------------------------

2006年6月20日

営業本部長殿

営業第1課　岸谷圭介

調査報告書

ウキウキマーケット元町店に関して電話によるアンケート調査を実施しましたので、以下の通り報告いたします。

ウキウキマーケット元町店が開店して3年、順調に業績を上げてきたが、ここ半年売上の伸び悩みが生じている。その要因を探り、業績の回復の参考にするために電話によるアンケート調査を行った。

記
１．	調査目的
２．	調査対象
	ウキウキマーケット元町店のポイント会員100世帯と、店舗を中心に半径1.5km以内にある世帯のうち無作為に抽出した100世帯、計200世帯
	調査期間2006年6月19日
３．	～16日
４．	調査方法　上記の方法でリストアップした世帯に対し、電話によるアンケート調査を行った。
	回答数　ポイント会員92世帯（92%）その他58世帯（58%）計150世帯（75%）
５．	調査結果
	①回答者を世代別に分けた場合、20~30代では元町店の利用が週2~3回が最多・・・
６．	所感
	① 商圏内では、この2年の間に戸建て件数が増え、大型マンションも2棟完成し・・・
７．	添付書類
	・調査対象者のリスト・調査個表フォーマット・アンケート集計表

クレーム処理報告書

クレーム処理の報告書では、定型フォームを利用して報告漏れをふせぐといいでしょう。また、一読するとクレーム内容が理解できるように、簡潔に、かつ的確に書きましょう。また、クレーム者の連絡先を記入する際には、専用の欄を設けておくと便利でしょう。

営業部長殿

報告年月日　2006年11月28日

報告者　販売課　須崎大吉

クレーム報告書
内容	分類　■製品　□納品　□対応　□その他
件名	ポータブルDVDプレイヤーAHI-4077が作動しない
発生日時	2006年11月28日火曜日　午前10時25分
手段	■電話　□FAX　□Eメール　□文書　□来店　□その他
クレーム詳細	概要　3日前に購入したポータブルDVDプレイヤーAHI-4077が作動しない
	購入先　　イタミ電器　新大阪店
対応状況	□未対応　■対応中　□対応済み
対応者	営業部販売課　須崎大吉
日時	2006年11月28日火曜日　午前10時40分
対応内容	電話で丁重に謝罪後、即日代替品の配送を手配。入荷次第受け取りに来店してもらうことにする。
原因	製品製造過程のミスの可能性が高い。
対策	今月に入って、ポータブルDVDプレイヤーAHI-4077に関する同様のクレームが3件目であることから、製造元である株式会社JSPPには、厳重に調査に当たるよう要請する。さらに、販売前のテストをお客様の目前で行い、不都合が起こった場合の対応についても説明しておく。
クレーム者連絡先	氏名　佐々岡美江郵便番号　〒530-0012 住所　大阪市北区芝田・・・ ℡番号　06－・・・ FAX　　06－・・・

事故報告書の書式

災害事故の報告書では、第一に被災者の怪我の状況、第二に再発防止策が重要です。被災者の詳細と傷害状況については、被災者の氏名、生年月日、住所、所属、勤続年数と傷害の部位と程度、治療、入院先の病院名、休業する場合には見込み日数、全治にかかる日数を記入します。

事故の概要では、発生日時、場所、事故の状況を記載します。被災者以外のものが災害を引き起こした可能性がある場合にも、報告書で告発したり、犯人探しをしたりすることのないように、根拠のない憶測を記載することは避けます。また、再発防止策はなるべく具体的に記入しましょう。

----------------------------------------------
災害事故報告書総務部長殿 2006年11月6日本町店店長　湯山和夫・所属　本町店サービスカウンター

１．被災者

・　氏名　江島なつき

・生年月日　昭和59年4月20日

・住所　大阪市北区・・・

・勤続年数　4年

２．傷害の部位と程度　右腕骨折、打撲

３．病院　大阪市民病院　　℡番号　06-・・・

４．休業見込み　休業2週間（全治1ヶ月）

５．事故発生日時　2006年10月31日　午後8時15分

６．事故発生場所　にこにこマーケット本町店内　正面玄関ディスプレイスペース

７．事故の状況

　ハロウィーンの装飾品片付けの際に、飾ってあったかぼちゃとお化けの人形が崩れ落下、下で撤去作業素していた江島が負傷したものである。

８．所見

　設置したときの土台に問題があったことと、撤去作業人数が2人と少なかったこと、ディスプレイの重量が重かったことに原因があると思われる。

９．対策

　今回の事故を受け、今後のディスプレイには極力軽量のものを使用することと、設置、撤去作業にあたる人数は最低4名とすること・・・

１０．添付書類　事故発生場所の概略図　診断書（写し）

送辞の書き方

送辞の書き方をご存知ですか？

送辞は、卒業や転任などで別れてゆく人を送る言葉のことです。卒業式で、在校生の代表が卒業してゆく先輩たちに感謝を込めて送辞を読む、という場面が目にうかんできますね。

いざ、送辞を読む立場に立つと、どのように書き出せばいいのか、何を書けばいいのか迷うことも多いと思われます。簡単なポイントを押さえておくことで、心のこもった、いい送辞になるので、送辞の書き方について考えてみましょう。

まず、学校の卒業生を送りだす場合の送辞の書き方についてです。書き出しの言葉には季節感を盛り込むと、すんなり始めることができるでしょう。例えば、「寒さも日一日と和らいできた今日のこのよき日に、○○中学校を卒業なさる△△名の皆様、おめでとうございます。」などです。難しい言葉を使う必要はありませんので、自分の感じた季節感を、自分の言葉で表してみましょう。

続いて、在校生として、卒業してゆく先輩たちに感謝の気持ちを表しましょう。「いままで、色々とありがとうございました。」というような、漠然とした感謝ではなく、具体的なエピソードを交えてみましょう。

わかりやすいのは、一緒に活動してきたクラブ活動、年間行事、生徒会活動などのエピソードでしょう。これらの活動を通して、卒業生にお世話になったこと、感謝したこと、勉強になったことなどを紹介していきます。

卒業式の送辞

卒業式の送辞では、エピソードの紹介は、一年の順を追っていくと良いでしょう。「4月の入学式で初めて出会った先輩たちの落ちついた様子」「7月の引退試合での全力を出し切ったプレー」「10月の体育大会での一糸乱れぬ団体演技」などを紹介し、卒業生とともに楽しかった学校生活を振り返りましょう。

その後、もう一度お世話になった事への感謝を述べ、卒業してゆく先輩たちへのエールを送って送辞を締めくくります。

小学校の卒業式の送辞では特に気にすることはないでしょうが、中学校、高等学校の卒業式の場合には、卒業生の進路が色々考えられます。就職者がいる場合には、「進学先でもがんばってください。」としないで、「どうぞ、お体にお気をつけてご活躍下さい。」などと締めくくりましょう。

用意した送辞は、先生に目を通してもらうといいでしょう。学校にはこれまでの送辞の原稿が保管されているはずなので、それを読ませてもらって書く際の参考にすることもできます。原稿が出来上がったら、主語と述語はあっているか、一文が長すぎないか、全体が長すぎないかなどをチェックしましょう。テープに吹き込んで、所要時間を計ってみるのもいいでしょう。

送辞を書く際に大切なことは、自分の言葉で書くことです。決まった流れはあるものの、卒業生に対する率直な気持ちを自らの言葉で表した送辞なら、きっと卒業生の心にいつまでも残るメッセージをなることでしょう。

卒業式　送辞の例文

高等学校の卒業式での送辞の例文です。中学校の卒業式での送辞の書き方が分からない方も、この送辞の例文を参考にしてみてください。

桜の花の蕾も膨らみかけた今日のこのよき日に、○○高等学校を卒業される△△名の皆様、ご卒業おめでとうございます。
思い起こせば、先輩方は本校の最上級生として、いかなる時でも様々な面で私たちの見本となり、熱心にリードして下さいました。その先輩方との一番の思い出は、本校最大のイベントである10月の文化祭です。3年生のクラス展示は、すべて、工夫を凝らし協力と団結の元に出来上がったすばらしいものでした。舞台発表も、準備時間が短かったにも関わらず・・・
私たちは先輩方とこの学校で出会い、沢山のことを学びました。先輩方と過ごした2年間は何ものにも変えがたい思い出となり、先輩方の何事にも全力で取り組む姿は私たちの宝物でした。本日卒業の日を迎えられる先輩方は、希望と夢を抱いて新しい世界に羽ばたこうとしていらっしゃることと思います。私たち在校生は、先輩方から学んだ一生懸命に努力することの素晴らしさ、仲間を信じることの大切さを忘れず、本校の素晴らしい伝統を受け継ぎ、より良い学校にしていくことを誓います。どうぞ、卒業後も母校を訪ねて、元気な御姿を見せて下さり私達を励まして下さい、お待ちしております。先輩皆様方のご健康とご活躍をお祈りして、送辞とさせていただきます。

第十三期生徒会会長　前田健一郎

嘆願書の書式

嘆願書の書式は、まず、嘆願する内容のわかる表題をつけ、続いて日付、宛名、嘆願する理由を書き、嘆願書を提出する者の住所、氏名を明記するようにしましょう。

嘆願書の書式が分からない方のために、嘆願書の例文をご紹介しますので、ご参考ください。

年々生徒数の減る中、減少傾向にある課外クラブ活動の充実をお願いする嘆願書の例です。ここでは、署名を集める形式を取っています。家族の人数分の署名を集めてもかまいませんが、必ず本人が自署しましょう。

---------------------------------------------------

市立中学校の課外クラブの充実に関する嘆願書

現在、市立中学校では活発に課外クラブ活動が行われております。しかし、現行の制度では顧問の先生の人事異動などの問題で、基本的に一年毎に課外クラブの存続が問題となっています。各校の校長先生や諸先生方の努力にも関わらず、課外クラブの数は減少の一途をたどっています。このままでは、生徒達の要望に充分応えることができません。こうした状態を少しでも改善するために、下記の事項をお願い申し上げます。

１．外部コーチの充実

顧問の先生が技術指導できない場合や、部員数の多いクラブで行き届いた指導を実現させるためにも外部コーチの充実をお願いいたします。

２．地域の人材を生かした制度作り

大会参加において、教員が顧問であらねばならない課外クラブ以外のクラブ活動の指導者として、地域の人材を生かすことができるような制度を作っていただきたいと考えます。

以上よろしくお願い申し上げます。

神戸市西区学園西町○丁目○番○号
山本光彦　

神戸市西区学園西町○丁目○番○号
山本香織

神戸市西区学園西町○丁目○番○号
山本伸三

神戸市役所内
□□教育長様

嘆願書の書き方

嘆願書の書き方をご存知ですか？

嘆願書は、何かをお願いしたり、頼んだりする文書です。正式な文書として取り扱ってもらえるように、嘆願書の書き方のポイントを押さえておきましょう。

まず、嘆願する内容のわかる表題をつけます。続いて日付、宛名、嘆願する理由を書き、嘆願書を提出する者の住所、氏名を明記しましょう。

嘆願書の例文を２つご紹介しますので、嘆願書の書き方の参考にしてください。

---------------------------------------------------

道路補習に関する嘆願書

平成19年2月1日

西宮市長　○○○○殿

私どもの家屋の前面の道路が陥没し、大変危険な状態です。即刻道路の補修をお願いいたします。2週間前に、市役所へお電話しましたがお返事がありませんので、ここに嘆願書を提出いたします。よろしくお願いいたします。

西宮市甲子園六番町○番○号
今田弘幸　印

---------------------------------------------------

交通事故などにおいて示談が成立した場合、被害者から寛大な処分を求める旨の嘆願書があると、判決に執行猶予がつく場合があります。保険会社の担当者が示談に持ち込むことに成功しても、被害者の嘆願書がなかったために加害者に実刑判決が下るということもあるようです。このような場合の嘆願書の書き方で大切なことは、「示談が成立し、被害者が加害者の行為を許す」と明記されていることです。

---------------------------------------------------

嘆願書

△△△△（加害者氏名）の業務上過失傷害事件につきましては、2006年11月20日に示談が成立しております。同人に対しては、寛大な処分をされますようお願い申し上げます。

2006年12月23日
東京都足立区本木○丁目○番○号
北川実（被害者氏名）　印
東京地方検察庁
□□検事殿

謝辞の書き方

謝辞の書き方をご存知でしょうか？

謝辞は、お礼の言葉やお詫びの言葉を指します。文章に残しておくよりは、口頭で述べることの多い謝辞ですが、前もって文章を書いて用意しておくに越したことはないでしょう。

謝辞を述べるケースとしては、結婚披露宴での両家代表挨拶として新郎の父親が出席者にお礼を述べ、若い二人へのこれからの変わらぬ指導をお願いする場合が思い浮かぶでしょう。

また、卒業論文や学術論文などの最後に、謝辞として指導教官や指導してくれた学内外の教官、先輩などの名前を挙げて感謝の意を表す場合もあります。それぞれの大学や学部によって書き方に違いがあるので、指導教官に尋ね、先輩の論文を参考にすると良いでしょう。

また、離職や退職する社員が、送別会や退職を祝う会などを開いてもらったお礼を述べる場合もあります。このような場での謝辞は簡潔に、いままでの社での思い出や感謝の気持ちを短く表すと良いでしょう。

また、新入社員の歓迎会の折には、新入社員の代表が謝辞を述べることもあるでしょう。その場合にも丁寧な言葉遣いを心がけ、簡潔な内容となるように気をつけましょう。

まず、会を開いてもらったことへのお礼を述べた後は、「自分の実力を発揮できる職場を希望しておりましたが、幸いにも理想的な職場の一員に加えていただき感激いたしております。入社しました上は、一日も早く充実した仕事ができるように、誠心誠意努力することを誓います。どうかよろしくご指導のほど、お願い申し上げます。」などと、心構えを述べると良いでしょう。

締めくくりの言葉でも、「以上、簡単ではございますが、本日の皆様のご歓待に心より御礼を申し上げ、ごあいさつの言葉に代えさせていただきます。」のように、感謝の気持ちを表しましょう。

謝辞　例文

謝辞の例文を２つご紹介します。送別会での謝辞の例文ですが、１つ目は他部署への異動の場合、２つ目は、退職者の送別会の場合です。

離職者の送別会での謝辞　例文

本日は、お忙しい時期にも関わらず、私のためにかくも盛大な送別会を開いていただき、心よりお礼申し上げます。この12年間、なんとかやってこられたのもひとえに皆様方のご協力の賜物と感謝しております。この度、広島支局へ異動することとなりました。新しい地でも、精一杯任務を全うし、皆様からこれまでに頂戴したご厚情に報いることができるよう全力を尽くす所存です。大阪支部の皆様からの貴重なご教訓を支えに、明日からの新しい生活を進めてまいります。どうぞ、これまでと同様に、機会あるごとにお付き合いを賜りたくお願い申し上げます。最後に、皆様のご健康をお祈りして、簡単ではありますが、御礼のあいさつといたします。長い間、本当にありがとうございました。

退職者からの謝辞　例文

本日は、皆様よりお心のこもったお言葉を頂きまして恐縮に耐えぬ次第でございます。また、お忙しい時期にもかかわらず、皆様、私のためにこのような盛大な送別会を開いてくださいましたこと、心より御礼申し上げます。顧みますれば、昭和39年よりこの職に就き、それ以来43年間という長い期間、○○株式会社に勤めさせていただきました。このように長きにわたり無事勤めることができましたのも、ひとえに皆様方のお力添えの賜物と深く感謝いたしております。明日からは、皆様から頂戴した数々の素晴らしい思い出を支えに、新しい生活を進めてまいります。どうか、皆様、これまでと変わらず、機会あるごとにお付き合いを賜りたくお願い申し上げます。最後になりましたが、○○株式会社のますますのご発展と皆様方のご健康を心よりお祈りいたしまして、簡単ではありますが、御礼のご挨拶といたします。長い間、誠にありがとうございました。

退職届の書き方

退職届の書き方を調べてみました。退職届は、会社を辞める際に退職理由と退職年月日を届け出るために提出するものです。

退職届の提出時期は、各会社の就業規則に定められたとおりに従いますが、定めのない場合には退職希望の2週間以上前までに提出しなければなりません。

退職届は、ほとんどの会社でその書式が定められているので、その通りに書きましょう。会社で書式が用意されていない場合には、白無地のＢ5サイズの便箋などを利用し、縦書きで書きます。

以前は「退職願」とするのが通例でしたが、最近では労働契約の解除という意味で「退職届」とする場合が多いようです。「退職願」は、会社に退職の希望を出し、会社の合意が得られれば退職するという形になります。どちらの標題を使うのかは、それぞれの会社の慣例に従いましょう。

「辞表」という標題を用いるのは、重役レベルの人が提出するときが多く、正式には「辞職願」といいます。その際には、退職の許可を求めるよう、「取締役を辞任退職いたしたく、ご承認のほどお願い申し上げます。」という書き方をしましょう。

また、退職理由はなんであれ、くわしく述べる必要はありません。会社に不満がある場合や、社内での人間関係のトラブル等が退職の直接の原因であったとしても、一般的には退職理由は「一身上の都合」とします。

報告書 書き方